Over CDD+ | Justitiële Informatiedienst

Over CDD+

‘Natte’ handtekening versus digitale handtekening

Tegenwoordig worden documenten gedurende het bedrijfsproces vaak digitaal opgesteld. Ook worden er nog steeds papieren documenten opgemaakt, omdat ze een ‘natte handtekening’ vereisen. Binnen het CDD+ wordt gewerkt aan een nieuw produkt dat in 2010 beschikbaar zal zijn: De Waarmerk-, Teken- en Validatieservice (WTVS). De WTVS maakt het mogelijk om een ‘natte handtekening’ te vervangen voor een rechtsgeldige digitale handtekening.

Eigendom digitaal archief

Klanten die gebruik maken van het CDD+ blijven altijd eigenaar van en verantwoordelijk voor hun eigen archief. Een aansluiting van ketenpartners op het CDD+ heeft grote voordelen voor de hele keten, aangezien de mogelijkheid bestaat om documenten onderling uit te wisselen of beschikbaar te stellen aan andere ketenpartners. Een goed voorbeeld hiervan is het proces-verbaal. Dit document wordt opgemaakt bij de politie en vervolgens hergebruikt op verschillende plekken in de keten. Bijvoorbeeld bij het Openbaar Ministerie, de Reclassering of het CJIB.

Scanstraat

JustID biedt een mogelijkheid voor haar klanten om het papieren archief digitaal te maken, de zogenaamde scanservice. In Almelo zijn complete scanstraten ingericht, waardoor in zeer korte tijd documenten gescand kunnen worden. Daarnaast kunnen de digitale documenten voorzien worden van kenmerken om het zoeken in het archief te vergemakkelijken. Het CDD+ is niet alleen inzetbaar voor digitalisering van historische archieven, maar wordt steeds meer ingezet om papieren poststukken te scannen en te verwerken, waardoor klanten grip krijgen op hun inkomende poststukken en daardoor op de verwerkingssnelheid van hun organisatie.

Substitutie

Het papieren archief verdwijnt met het gebruik van het CDD+ en het beheer hiervan wordt door JustID uit handen genomen. Daarnaast zijn de documenten, in tegenstelling tot dossiers en documenten in archieven, 24 uur per dag te raadplegen. Ten behoeve van de aansluiting op het CDD+ voert JustID vooronderzoeken uit. In die vooronderzoeken wordt o.a. gestart met het in kaart brengen van de archivistische kaders (wet- en regelgeving) die van toepassing zijn op het archief van de klant. Ook worden er handboeken, werkprocesbeschrijvingen en procedures opgesteld. Deze producten zijn nodig om een ‘machtiging tot substitutie’ te verkrijgen. Een dergelijke machtiging wordt aangevraagd bij het Nationaal Archief vanuit haar wettelijke taak of bij de zorgdrager die verantwoordelijk is voor het archief.

De machtiging tot substitutie maakt het mogelijk om de bewijskracht van papieren documenten over te laten gaan op het digitale document. Oftewel, de digitale documenten hebben dezelfde juridische bewijskracht als het papieren document. Het papier, moet in het geval van een machtiging, worden vernietigd.

JustID begeleidt en ondersteunt haar klanten bij het verkrijgen van een dergelijke machtiging. JustID heeft reeds een generieke goedkeuring gekregen op de systematiek van het CDD+, waardoor bij volgende aanvragen een verkorte procedure gevolgd kan worden (uitsluitend op inrichting en archiefrechtelijke basis).

Voordelen CDD+

Dankzij het Centraal Digitaal Depot (CDD+) met bijbehorende dienstverlening is het mogelijk om binnen archiefwettelijke kaders te komen tot:

• Eén digitale werkstroom;
• Een gestandaardiseerd elektronisch dossier;
• Directe en 24/7 toegankelijkheid vanaf de werkplek tot het archief;
• Geautoriseerde omzetting van papieren documenten in digitale documenten met behoud van bewijskracht;
• Digitale duurzaamheid, waardoor digitale archiefvoering mogelijk is (papier moet na digitalisering worden vernietigd);
• Integratie van het archief met andere bedrijfsprocessystemen via een EBV-koppeling (Elektronisch BerichtenVerkeer);
• Integratie van kantoorautomatiseringomgeving (office-producten) met het archief;
• Complete scanstraten beschikbaar (ook voor postverwerking van uw organisatie);
• De invoering in 2010 van de Waarmerk-, Teken- en Validatieservice waardoor elektronische handtekeningen mogelijk worden.

Door aan de documenten registratiekenmerken toe te voegen, die deels afkomstig zijn uit bijvoorbeeld de VerwijsIndex Personen (VIP), het Justitieel Documentatie Systeem (JDS) of uit eigen bedrijfsprocessystemen, kunnen verschillende dossiers aan elkaar worden gekoppeld. Een ander voordeel is dat er op die manier wordt voorkomen dat er meerdere dossiers van één persoon worden aangemaakt. Zo wordt bijgedragen aan een verdere realisatie van het integer en integraal persoonsbeeld. Integer persoonsbeeld wil zeggen dat informatie over personen in de strafrechtsketen gekoppeld is aan de juiste persoon. Integraal persoonsbeeld wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtsketen aanwezig is, voor iedere functionaris in die keten snel en efficiënt toegankelijk is.

Stand van zaken

CDD+ versie 1.0 is inmiddels alweer sinds 2007 operationeel. De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is als eerste op het depot aangesloten met haar Penitentiaire-dossiers van gedetineerden en TBS-dossiers. Inmiddels hebben zij ook een machtiging tot substitutie ontvangen. In 2010 wordt gestart met de vormgeving van CDD+ versie 2.0.

Vanaf december 2009 is ook de IND aangesloten. Op dit moment vinden er vooronderzoeken plaats bij diverse rechtbanken en het Openbaar Ministerie.

Expertisecentrum

Voor de ondersteuning en aansluiting van nieuwe gebruikers heeft JustID een expertisecentrum ingericht. Certificatie en standaardisatie, duurzaamheid en het verder ontwikkelen van het CDD+ zijn de komende periode speerpunten van het expertisecentrum. Dit alles om uiteindelijk te komen tot ontsluiting van één depot voor de hele strafrechtsketen en aansluiting op andere ketens, zoals vreemdelingenketen en de jeugdketen.