Veelgestelde vragen
Op deze pagina vindt u de Frequently Asked Questions, ofwel de veelgestelde vragen. Staat uw vraag hier niet tussen, dan kunt u uw vraag mailen naar info@justid.nl onder vermelding van FAQ.
- 1. Kan een digitale oplossing papier compleet vervangen?
- 2. Wat wordt verstaan onder substitutie?
- 3. Wat houdt digitale duurzaamheid in?
- 4. Waar staat CDD+ voor?
- 5. Wie maakt gebruik van CDD+?
- 6. Wat is de relatie tussen het CDD+ en een digitale handtekening?
- 7. Wat is 'Archivistisch Beheer'?
1. Kan een digitale oplossing papier compleet vervangen?
CDD+ van de Justitiële Informatiedienst (JustID) is een ideaal middel om tot een hogere snelheid en volledigheid in de informatievoorziening in- en tussen ketens te komen. De betrouwbaarheid van het digitale document is dankzij vele innovaties op het terrein van onder meer autorisaties en een digitale handtekening gelijkwaardig aan het papieren orgineel.
2. Wat wordt verstaan onder substitutie?
Een machtiging tot substitutie betekent dat de bewijskracht van een papieren document over gaat op het omgezette, veelal digitale document. Het origineel moet dan worden vernietigd. Voor het verkrijgen van een machtiging is het van belang dat middels technische en procedurele waarborgen kan worden aangetoond, dat de omzetting volgens de archiefwettelijke kaders heeft plaatsgevonden. Voor een uitgebreide toelichting op substitutie en vervanging verwijzen we graag naar de beleidsregel ‘vervanging’ die is opgesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (nationaal archief): http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/substitutie.
JustID begeleidt en ondersteunt haar klanten bij het verkrijgen van een dergelijke machtiging tot substitutie. JustID heeft reeds een generieke goedkeuring gekregen op de systematiek van het CDD+, waardoor bij volgende aanvragen een verkorte procedure gevolgd kan worden (uitsluitend op inrichting en archiefrechtelijke basis).
3. Wat houdt digitale duurzaamheid in?
Digitale duurzaamheid is gegarandeerd. Vanwege de wettelijke bewaartermijnen is het noodzakelijk dat dossiers jarenlang gegarandeerd beschikbaar blijven. Om de digitale duurzaamheid van archiefbescheiden te waarborgen en de ordening en toegankelijkheid binnen de wettelijke kaders in te bedden heeft JustID twee zaken geregeld:
- Een langere termijn bewaarstrategie, om de archiefbescheiden in eenzelfde vorm te presenteren;
- Instrumenten voor de ordening en toegankelijkheid die gericht zijn op de huidige werkwijze en op de bedrijfsprocessen.
4. Waar staat CDD+ voor?
Het Centraal Digitaal Depot+ is één van de diensten van JustID. Met het CDD+ beschikt JustID over een centrale voorziening voor de opslag van digitale dossiers die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
5. Wie maakt gebruik van CDD+?
De Dienst Justitiële Inrichtingen is reeds geruime tijd aangesloten op CDD+. Sinds 2009 is de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) hieraan toegevoegd. De IND is ook afnemer van de digitaliseringsdiensten die door JustID worden aangeboden.
6. Wat is de relatie tussen het CDD+ en een digitale handtekening?
Op termijn zal de digitale handtekening de geschreven handtekening voor een groot gedeelte gaan vervangen. De archivistische voorwaarde om de digitale handtekening binnen het werkproces in te voeren, is dat het document en de daaraan onlosmakelijk verbonden handtekening als geheel duurzaam opgeslagen kan worden. Binnen het CDD+ is het daarom noodzaak om maatregelen te treffen om archiefbescheiden, in combinatie met de digitale handtekening en de daarbij behorende certificaten, digitaal op te slaan.
7. Wat is 'Archivistisch Beheer'?
Archivistisch beheer houdt toezicht op de uitvoering van archiveringsfuncties. Dit betekent dat Archivistisch beheer door de ketenpartner is gemandateerd toezicht te houden op het inrichten van de archiveringsfuncties van het systeem CDD+ en de uitvoering ervan bij de ketenpartners. Dit alles op basis van de Regeling Archiefbeheer Justitie 2009 en voor archivering en dossieropbouw bestaande wet- & regelgeving en standaarden.
