Vraag en antwoord 5

Waarom zou ik digitale bestanden onderbrengen in het CDD+? Ik heb toch een eigen systeem waar ik alles in bewaar?

De meeste primaire processystemen zijn zeker geschikt voor het beheren en vindbaar houden van digitale documenten en bestanden over een aantal jaren, maar niet over vele tientallen jaren. Door de snelle ontwikkelingen in de ICT is zo’n systeem maar beperkt houdbaar, terwijl blijvend te bewaren data ook voor de langere termijn veilig gesteld moeten worden. Vaak worden bij de vervanging van een nieuw document management systeem (DMS) de afgesloten dossiers als een ballast ervaren die men liever niet mee converteert. Het gevaar is dan dat deze niet meer toegankelijk zijn. Bovendien is zo’n applicatie doorgaans niet toegankelijk voor ketenpartners buiten de eigen organisatie, zodat er sowieso een oplossing voor uitwisseling en beschikbaarstelling aan derden moet komen. In het CDD+ kunnen deze afgewerkte bestanden applicatie-onafhankelijk en duurzaam worden bewaard en uitgewisseld.