Na vier jaar digitaliseren is het achterstallige fysieke archief van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) verleden tijd. Justid digitaliseerde ruim 45 duizend dossiers. In juli werd de laatste lege archiefdoos symbolisch teruggegeven aan het COA.
Beeld: © Justitiële Informatiedienst
Marleen Siemensma, waarnemend directeur bedrijfsvoering COA (rechts) ontvangt symbolisch de laatste lege doos uit handen van Guiny Kustner, directeur Informatiehuishouding van Justid.
“Een moment dat het vieren verdient”, aldus Guiny Kustner, directeur Informatiehuishouding (IHH) van Justid. Tijdens een feestelijk moment overhandigde zij de laatste lege archiefdoos aan Marleen Siemensma, waarnemend directeur Bedrijfsvoering bij het COA.
De digitalisering betekent dat informatie van het COA beter vindbaar en toegankelijk is en duurzaam digitaal kan worden beheerd. Het COA was in 2022 de eerste organisatie die in het kader van het programma Open op Orde een groot fysiek archief naar de scanstraat van Justid in Zutphen bracht.
Geschoond, gescand en gecontroleerd
De samenwerking tussen het COA en Justid begon in februari 2022 en liep tot juli 2026. In die periode werden ruim 45 duizend dossiers geschoond, gescand en gecontroleerd. Daarbij werkte Justid nauw samen met Binnenwerk van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Binnenwerk leverde een belangrijke bijdrage aan het project. Mensen uit de doelgroep van de Participatiewet en Banenafspraak verzorgden onder leiding van Justid een groot deel van het voorbereidende werk en de controles. Zij werden daarnaast speciaal opgeleid voor het metadateren van de dossiers.
“Het was een mooie en gevarieerde klus”, vertelt Gerben Kleine, manager van de Digitaliserings- en Archiveringsdienst (DAD) van Justid. “Naast het reguliere scanwerk waren er bijvoorbeeld meer dan duizend A0-bouwtekeningen. Die moesten met een speciale scanner door twee mensen tegelijk worden ingescand.”
Metadata
Het digitaliseren van de dossiers was niet het eindpunt. De gedigitaliseerde informatie wordt door team Informatiebeheer van het COA voorzien van metadata, zodat documenten goed kunnen worden teruggevonden en beheerd. Hiervoor maakte het COA als eerste organisatie gebruik van de applicatie Dienst Intelligent Metadateren (DIM). De metadata kunnen vervolgens worden gebruikt om de dossiers op te slaan in het Centraal Digitaal Depot (CDD+), het e-depot van Justitie en Veiligheid.
Van de ruim 45 duizend gedigitaliseerde dossiers zijn inmiddels 27,6 duizend dossiers via DIM van metadata voorzien. Daarvan zijn 14 duizend dossiers al opgenomen in het CDD+. De komende tijd worden ook de resterende dossiers verder verwerkt en gearchiveerd.
“Dankzij de gezamenlijke inspanning beschikken we nu over een digitaal archief, waarin documenten sneller zijn terug te vinden en beter beheerd kunnen worden volgens de geldende bewaartermijnen”, zegt Marleen Siemensma van het COA.
Voor Justid is het project een mooi voorbeeld van hoe digitalisering, metadatering en archivering samenkomen. De DAD ondersteunt ook andere organisaties binnen JenV bij de overgang van papier naar duurzaam digitaal informatiebeheer, waaronder de Raad voor de Kinderbescherming, het Openbaar Ministerie en Justis.