Klachtenregeling
Waar mensen werken, gaat weleens iets mis. Dit kan dus ook gebeuren bij de Justitiële Informatiedienst (Justid). Als u vindt dat u niet goed bent behandeld door een medewerker van Justid of als u niet tevreden bent over de manier waarop de organisatie heeft gehandeld, kunt u een klacht indienen. Dit geeft ons de mogelijkheid om de klacht op te lossen en onze dienstverlening te verbeteren.
Hoe dient u een klacht in?
Een klacht indienen kan op de volgende manieren:
- digitaal, door een e-mail te sturen naar info@justid.nl met als onderwerp ‘klacht’;
- schriftelijk, door een brief met als onderwerp ‘klacht’ te sturen naar de Justitiële Informatiedienst, Postbus 337, 7600 AH te Almelo;
- telefonisch, door uw klacht kenbaar te maken aan één van de medewerkers van Klant Contact en Service via 088 998 90 00.
Vergeet niet uw contactgegevens te vermelden (naam, e-mailadres en telefoonnummer).
Aan het indienen van een klacht zijn geen kosten verbonden.
Wat gebeurt er met uw klacht?
- De ontvangst van uw klacht bevestigen wij schriftelijk of per e-mail. Hierna neemt de klachtencoördinator contact met u op. Deze coördinator zorgt er voor dat uw klacht zorgvuldig en tijdig wordt behandeld. In het gesprek met de klachtencoördinator heeft u de gelegenheid om uw klacht toe te lichten. Dit bent u niet verplicht. Samen met u wordt bekeken hoe uw klacht verder wordt behandeld. Het vinden van een oplossing staat voorop.
Als wij uw klacht niet in behandeling kunnen nemen, ontvangt u hierover een gemotiveerde brief. Een reden kan zijn dat uw klacht betrekking heeft op een gedraging van meer dan één jaar geleden of dat uw klacht al eerder is behandeld door ons. Als uw klacht (ook) betrekking heeft op een besluit, dan wordt gekeken of dit als bezwaarschrift moet worden behandeld. Uw klacht wordt behandeld binnen de wettelijke termijn. Die termijn in zes weken, met de mogelijkheid om deze termijn met ten hoogste vier weken te verlengen.
Vragen
Als u vragen heeft over uw (ingediende) klacht kunt u contact opnemen met Klant Contact en Service via telefoonnummer 088 998 90 00.
Meer informatie
De klachtenregeling van de Justitiële Informatiedienst vindt u hier.
Overzicht klachtbehandeling 2024
In 2024 zijn vijf klachten over gedragingen van de Justitiële Informatiedienst (Justid) ontvangen. Eén klacht was op 31 december 2024 nog in behandeling.
- Een van de vier afgehandelde klachten ging over het gebruik van bepaalde begrippen in de beantwoording van vragen over de registratie van justitiële gegevens. In de reactie is uitleg gegeven over het gebruik van de woorden waar klager moeite mee had, zonder een oordeel (gegrond / ongegrond) te geven over de klacht.
- Een klacht over de gang van zaken bij inzage in het zogenoemde persoonsdossier is ongegrond verklaard, maar naar aanleiding van de klacht is wel gekeken naar mogelijke verbetering van de informatie op de website van Justid en het werkproces.
- Ook een klacht over de behandeling van een verzoek om informatie over het opvragen van justitiële gegevens is ongegrond verklaard. Justid kon niet worden verweten dat de log-gegevens niet meer beschikbaar waren, omdat er geen wettelijke verplichting was om die gegevens te bewaren. Wel kon uitleg worden gegeven over de instantie die de gegevens mogelijk heeft bevraagd. Die informatie gaf klager alsnog voldoende helderheid.
- Een klacht over het bericht van Justid, dat niet meer wordt gereageerd op terugbelverzoeken en e-mailberichten van gelijke strekking, is ongegrond verklaard. De situatie was zorgvuldig bekeken en Justid heeft afgewogen wat er in dit geval wel of niet mogelijk was. Ook was voorafgaand aan het bericht telkens gereageerd op de grote hoeveelheid e-mails en terugbelverzoeken van klager.
Daarnaast heeft de Nationale ombudsman in 2024 onderzoek gedaan naar een klacht die in 2023 door Justid is behandeld. De klacht betrof de bewaartermijn van justitiële gegevens en het vaststellen van de juistheid van de bewaartermijn. De ombudsman concludeert dat het standpunt van Justid in grote lijnen voldoende is onderbouwd en niet onjuist is. Daarom heeft de ombudsman geen aanleiding gezien voor een uitgebreider onderzoek. Wel plaatst de Nationale ombudsman het onderwerp in een breder kader, namelijk de kwaliteit van (justitiële) gegevens die worden aangeleverd. De duidelijke boodschap van de ombudsman is, dat burgers moeten kunnen vertrouwen op de juistheid van de gegevens die door de overheid worden geregistreerd.