De afdeling Portalen & Samenwerking (P&S) houdt zich bezig met het beheer en de doorontwikkeling van de Intelligente Formulieren Module (IFM). Dit in opdracht van de afdeling Ketenregie die valt onder het Directoraat-Generaal Straffen en Beschermen (DGSenB) van het ministerie van Veiligheid en Justitie (MVenJ).
De IFM is een ondersteunend systeem binnen het Landelijk Instrumentarium Jeugdstrafrechtketen (LIJ).
IFM wordt ingezet door Jeugdreclassering (GI’s), Raad van de Kinderbescherming (RvdK) en Justitiële Jeugdinrichtingen (JJI’s) van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en biedt:
- informatie-uitwisseling tussen de GI’s, de RvdK en DJI;
- risicotaxatie-instrumenten die door de Jeugdreclassering, de RvdK en DJI worden ingezet;
- een toeleiding naar erkende gedragsinterventies;
- functionaliteit voor het opstellen van Adviesrapportages;
- functionaliteit ten behoeve van ondersteuning van de YouTurn methodiek en de perspectiefplannen van de justitiële jeugdinrichtingen van DJI.
Doelgroep
De dienst IFM is bedoeld voor het ondersteunen van het werkproces van de ketenpartners binnen de jeugdstrafrechtketen.
Toegevoegde waarde
- Expertise op het gebied van systeemontwikkeling met het low-code platform Blueriq waarmee we een korte time-to-market kunnen bieden.
- Brede kennis op het gebied van de:
- werkprocessen binnen jeugdstrafrechtketen, waardoor we een effectieve gesprekspartner zijn in overleggen en kunnen ondersteunen bij het bepalen van een oplossingssrichting;
- keteninfrastructuur. Justid kan hierdoor goed adviseren op welke plek een gewenste functionaliteit of verandering het best plaats kan vinden;
- data, waardoor Justid kan adviseren en meedenken in het bepalen van de informatiebehoefte van de ketenpartner.
Wie maakt er al gebruik van de dienst?
De volgende ketenpartners maken al gebruik van deze dienst:
- de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK);
- de Justitiële jeugdinrichtingen als onderdeel Dienst Justitiële Inrichtingen;
- de Gecertificeerde Instellingen;
- William Schrikker Stichting;
- Leger des Heils.
Hoe werkt het?
Binnen de dienst Nieuwbouw en beheer houdt Justid zich bezig met de releasematige doorontwikkeling van de IFM applicaties, het leveren van consultancy en advies met betrekking tot oplosrichtingen, gebruikersondersteuning voor de keten, het leveren van rapportages en analyses en het participeren in diverse gespreksvormen.
1. Releasematige doorontwikkeling
Met de dienst Releasematige doorontwikkeling biedt Justid de klant een systeem aan dat zorgt dat de systemen aansluiten op de behoefte van de klant in de ondersteuning van haar werkproces.
De releasematige doorontwikkeling doet Justid op basis van de Agile/Scrum methode, waarin er gewerkt wordt met 3 wekelijkse sprints.
Er zijn 8 releasemomenten per jaar waarin in samenspraak met onze klant gekeken wordt welke momenten gebruikt worden om nieuwe softwarereleases in productie te nemen.
2. Gebruikersondersteuning
De gebruikersondersteuning derde lijn biedt onze ketenpartners ondersteuning bij het gebruik van de voorziening IFM.
De gebruikersondersteuning vanuit de afdeling Jeugd & Veiligheid is de ingang voor ketenpartners die met IFM werken. Het is voor hen het loket om incidenten, vragen, serviceverzoeken of wijzigingen te melden.
De gebruikersondersteuning wordt standaard geleverd bij het gebruik van IFM. De dienst is op werkdagen af te nemen vanaf 07:30 uur tot 17:30 uur.
3. Consultancy en advies
De afdeling J&V biedt naast de standaard ondersteuning en opleidingen ook specifieke kennis en mogelijkheden om adviesvragen bij ons te beleggen. Zo kan de klant gericht een verzoek doen, waar we dan samen met de klant kijken naar de vraagstukken en haar mogelijke oplossingen. De vraagstukken dienen uiteraard raakvlakken te hebben met de door ons aangeboden IT voorzieningen en de daar bij horende werkprocessen.
4. Rapportages
De dienst rapportages beidt onze klanten een rapportage op maat, vanuit de voorzieningen van Justid.
Naast de standaardrapportages die vanuit de voorzieningen verstrekt kunnen worden, bestaat er veel behoefte om maatwerkrapportages te kunnen opvragen.
De maatwerkrapportages kunnen met een wijzigingsverzoek bij Justid worden ingediend, waarna bekeken wordt of en hoe we aan het verzoek kunnen voldoen.
Product
Binnen de dienst Nieuwbouw en beheer levert Justid 3 producten op.
- IFM Justid;
- IFM RvdK;
- IFM BUI.
1. IFM Justid
Deze component bevindt zich in het systeemdomein van Justid en ondersteunt de risicotaxatie-instrumenten en rapportages in de jeugdstrafrechtketen voor de Justitiële Jeugdinstellingen (IFM JJI) en de Jeugdreclassering (LIJ Ritax).
- LIJ Ritax
Het LIJ heeft als doel om met behulp van risicotaxatie de jongeren toe te leiden naar passende interventies, het geven van een passend strafadvies en het opstellen van een plan van een aanpak. De Ritax voorziet hierin door functionaliteiten te bieden ter ondersteuning van het invullen van het Rrisicotaxatie-instrument (Ritax), als onderdeel van JR2B evaluaties ten behoeve van het gezinsplan binnen de GI en de ASR Rapportages voor de William Schrikker Stichting.
Op basis van de (op gestructureerde wijze) verzamelde informatie berekent LIJ Ritax de kans op recidive, maakt het zichtbaar welke (veranderbare) factoren hier vooral aan bijdragen, stelt een risicoprofiel op en zoekt het naar passende gedragsinterventies die het risico op herhaling van crimineel gedrag kunnen verkleinen.
Na gereedmelding worden de rapportages opgeslagen als PDF en opgestuurd naar het bronsysteem van de JR instantie. Tevens wordt het Ritax instrument verzonden naar de BUI, waarna het beschikbaar wordt als basis voor nieuwe rapportages van de RvdK en de JR instanties, maar ook deels beschikbaar wordt voor de JJI als input voor bepaalde Rapportages
- IFM JJI
De IFM JJI biedt ondersteuning voor de Youturn methodiek en is gericht op het opstellen van verblijfsinformatie (ten behoeve van het LIJ proces) en perspectiefplannen voor jongeren die in een Justitiële Jeugdinrichting (JJI) zijn geplaatst.
Tevens biedt het functionaliteiten voor het maken van diverse soorten rapportages die een goed beeld van de jongere geven binnen de JJI. Denk hierbij aan mentorverslagen, dagrapportages van de jongere, groepsrapportages, verlofplannen en het scholings- en trainingsprogramma (STP).Tevens voorziet de IFM JJI in een functionaliteit waarmee data vanuit de IFM JJI ontsloten kan worden, die als bron kan dienen voor managementinformatie en procesmetingen.
2. IFM RvdK
Deze component bevindt zich in het systeemdomein van de Raad voor de Kinderbescherming. Deze heeft deels dezelfde technische basis als IFM-Justid en ondersteunt de risicotaxatie-instrumenten en rapportages in de jeugdstrafrechtketen voor de RvdK. Deze bevat LIJ Ritax en de Raadsrapportages.
- De Raadsrapportage
De Raadsrapportage heeft als doel om een passend advies op te stellen bij de situatie van de jongere binnen het strafrecht. Dit wordt gedaan op basis van gesprekken met de jongere, ouders en school. De informatie wordt verwerkt in het Raadsrapport binnen de IFM. Als belangrijk hulpmiddel hierbij is de LIJ Ritax onderdeel van de Raadsrapportage.
- LIJ Ritax
Het LIJ heeft als doel om de jongeren toe te leiden naar passende interventies, het geven van een passend strafadvies en het opstellen van een plan van een aanpak. De Ritax voorziet hierin door functionaliteiten te bieden ter ondersteuning van het invullen van het risicotaxatie-instrument (Ritax), als onderdeel van de Raadsrapportages.
Op basis van de (op gestructureerde wijze) verzamelde informatie berekent LIJ Ritax de kans op recidive, maakt het zichtbaar welke (veranderbare) factoren hier vooral aan bijdragen, stelt een risicoprofiel op en zoekt het naar passende gedragsinterventies die het risico op herhaling van crimineel gedrag kunnen verkleinen.
Na gereedmelden van de Rapportages wordt deze opgeslagen als PDF, waarna ze worden verzonden naar het bronsysteem van de RvdK. Tevens wordt het Ritax instrument verzonden naar de BUI, waarna het beschikbaar wordt als basis voor nieuwe rapportages van de RvdK en de JR instanties, maar ook deels beschikbaar wordt voor de JJI als input voor bepaalde Rapportages.
3. IFM BUI
De IFM BUI (Beheerder Uitvoering Instrumentarium) is een faciliteit die voorziet in het delen van keteninformatie tussen de IFM Justid en de IFM RvdK, zodat ketenpartners essentiële informatie met betrekking tot de risicotaxatie van de RvdK en GI en verblijfsinformatie van de JJI met elkaar kunnen delen.
Tevens voorziet het in een functionaliteit waarmee data ontsloten kan worden uit de IFM, welke te gebruiken is voor analyses, procesmetingen en wetenschappelijk onderzoek.
Voordelen/Toegevoegde waarde IFM
IFM levert de volgende voordelen op voor de afnemer;
- PDF rapportages worden vormgegeven aan de hand van vragenlijsten;
- Risicotaxatie wordt op basis van wetenschappelijke modellen gedaan, zodat onderzoekers ondersteuning krijgen bij het bepalen van de advies en begeleidingsrichting;
- Geautomatiseerde informatiedeling binnen de jeugdstrafrechteten;
- IFM wordt gestart vanuit de bronapplicatie van de ketenpartner, waardoor gebruikersbeheer beperkt is;
- Risicotaxatie uit het verleden kan als basis gebruikt worden bij recidive;
- IFM heeft dossieropbouw waardoor alle documenten die opgesteld zijn binnen de IFM inzichtelijk zijn gedurende het traject van de jongere.
Specificaties
Niet van toepassing.
Aanvullende / gelieerde diensten
Niet van toepassing.
Beschikbaarheid
De dienst Nieuwbouw en beheer IFM is een maatwerk dienst, met functionaliteiten op maat gemaakt voor de participerende ketenpartners in de jeugdstrafrechtketen. Indien een nieuwe afnemer gebruik wil maken van de techniek en functionaliteiten van de IFM, moet hiervoor het gesprek gevoerd worden met DGSenB.
Justid kan wel helpen bij het in kaart brengen van de business behoefte om het gesprek met DGSenB te ondersteunen.
Aanvraagprocedure
Voor meer informatie of voor het aanvragen van een dienst/product kunt u via de mail contact opnemen met de afdeling Klant Contact en Service van de Justitiële Informatiedienst. Het mailadres is info@justid.nl.
Kosten
De kosten m.b.t. het technisch beheer en de doorontwikkeling worden door de opdrachtgever en eigenaar (DGSenB) jaarlijks aan Justid betaald. De opdrachtgever verrekent dit met de aangesloten ketenpartners.
Start uw aanvraag
Niet van toepassing.
Wat doet u?
U als klant zorgt voor:
- Aanleveren van RFC’s waarin de specificaties van de gewenste verandering zijn opgenomen (denk hierbij aan nieuwe functionaliteiten, wijzigingen in wet en regelgeving, etc.);
- Het leveren van een Functioneel Beheerder op het IFM systeem voor de 1ste en 2e lijns support. Ketenregie doet dat niet;
- Het aanleveren van een deelnemer aan het tactisch overleg;
- Het aanleveren van een deelnemer aan het strategisch overleg.
Wat doet Justid?
Justid zorgt voor:
- De beschikbaarheid, juiste werking, continuïteit en beveiliging van de hard- en software voor de dienst;
- Expertise op het gebied van doorontwikkeling van de software op functionaliteit en techniek, zodat het systeem compliant is en blijft;
- Gebruikersondersteuning in de vorm van 3e lijns support;
- De productspecialist IFM die samen met de productspecialist LIJ en u kijkt naar uw wensen en behoeften en kan adviseren over de oplossingsrichting.
Wat doen derden?
Ketenregie zorgt voor:
- Ketencoördinatie; het faciliteren en organiseren van overleggen, het borgen van prioriteiten en afspraken
- De productspecialist LIJ die samen met de productspecialist IFM en u kijkt naar uw wensen en behoeften e;n kan adviseren over de oplossingsrichting, verantwoordelijk is voor de inhoud van het LIJ en inhoudelijk faciliteert naar u als klant;
- Bepalen van prioriteiten met ketenpartners.
Governance
Justid ziet toe op de kwaliteit van de voorziening. De data zoals door de gebruikers opgevoerd zijn geen verantwoordelijkheid van Justid, maar van de ketenpartner die eigenaar is van deze data. Justid draagt wel zorg voor een adequate verwerking en opslag van de data.
Certificering
Niet van toepassing.
Updates
De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en actueel gehouden door Justid, in samenwerking met de leveranciers en in overleg met de opdrachtgever.
Bijzonderheden
Eigenaarschap van de data ligt bij de ketenpartners, wat maakt dat zij verantwoordelijk zijn voor de AVG binnen het systeem. Justid voert op basis van opdracht wijzigingen m.b.t. AVG door.
Voor deze dienst is geen documentatie beschikbaar.