Iris Passchier en Rut Luttikhuis over de transformatie van de Justitiële Informatiedienst
Om de justitiële ketens op het juiste moment van cruciale informatie te voorzien, moet de Justitiële Informatiedienst ‘wendbaar in het kwadraat’ zijn. Agile (adaptief) werken helpt daarbij. Iris Passchier, directeur Operatie, en Rut Luttikhuis, manager Ontwikkeling, over de transformatie die de Justitiële Informatiedienst doormaakt.
De haarlemmerolie van de justitiële ketens, zo kan je de Justitiële Informatiedienst omschrijven. Ketenpartners kunnen hun werk slagvaardig doen door cruciale informatie op het juiste moment beschikbaar te hebben. De Justitiële Informatiedienst voorziet ze met geavanceerde systemen van deze informatie. Rut Luttikhuis is manager Ontwikkeling van Justid. Hij heeft een afdeling met vooral ICT’ers; knappe koppen die de systemen beheren en doorontwikkelen. “Ons werkveld is heel complex en de ontwikkelingen gaan steeds sneller. Voor ons betekent dit kortere doorlooptijden en snellere productie.”
Die realiteit maakte dat Rut zo’n vier jaar geleden kritisch de werkwijze van zijn eigen teams onder de loep nam. Medewerkers waren gewend aan de watervalmethode, waarbij nieuwe software in een vaste volgorde werd ontwikkeld. “Het nadeel van die methode is dat klanten vaak maandenlang op een eerste ontwerp moesten wachten, om er vervolgens achter te komen dat ze toch iets anders wilden. Die methode past niet meer in de complexe en snel veranderende omgeving waarin wij werken.”
Multifunctionele teams
De oplossing werd gezocht in agile, een beproefde werkmethode waarbij nieuwe software in overzichtelijke sprints wordt ontwikkeld in multidisciplinaire teams. Rut: “We zijn begonnen met kleine pilots in divers samengestelde teams, met informatieanalisten, ontwikkelaars en testers. We werkten in sprints van twee weken, waarin we (deel) producten realiseerden. Aan het eind van die twee weken werd de interne klant erbij gehaald. Samen keken we dan wat we hadden geproduceerd en of er eventueel bijsturing nodig was. Iedereen was zo enthousiast over de nieuwe werkwijze dat we toen in meer teams zo zijn gaan werken. Inmiddels werken we van begin tot eind in multifunctionele teams.”
'Je hebt lef nodig om teams vertrouwen te geven, om vol te houden'
Sneller naar productie
Parallel aan de nieuwe werkwijze heeft de organisatie geïnvesteerd in opleiding en training. “Je krijgt te maken met groepsdynamiek”, licht Rut toe: “Feedback geven en ontvangen in een multidisciplinair team vraagt om andere competenties dan wanneer je zelfstandig een stukje werk aflevert en doorgeeft aan een ander. Het heeft ook gevolgen voor het aannamebeleid: nieuwe collega’s moeten niet alleen technisch goed zijn, maar moeten het ook kunnen redden in een team.”
Maar helpt de nieuwe manier van werken de organisatie ook echt vooruit? “Ja”, zegt Rut stellig: “De medewerkerstevredenheid is flink toegenomen. De meeste collega’s vinden het leuk om agile te werken, hoewel dat soms even tijd kostte. En we leveren sneller producten op. Allereerst omdat we nu dichter bij elkaar zitten, maar ook omdat we nu technisch in staat zijn om ontwerpen sneller naar productie te krijgen. We hoeven nu niet meer langs allerlei hekjes en huisjes te lopen voordat we live kunnen.”
“We kunnen het niet niet doen”
Iris Passchier, directeur Operatie, geeft de ontwikkeling naar agile werken als onderdeel van het directieteam alle ruimte en ondersteunt deze actief: “Agile maakt het mogelijk om klantgerichter en slagvaardiger te werken en dat is echt nodig in ons werkveld: we kunnen het niet niet doen. Daar komt bij dat we goede IV-professionals willen binden én vasthouden. We investeren in moderne technieken, wat voor ICT’ers heel belangrijk is. Maar ze willen ook in een uitdagende werkomgeving werken en niet op een plek waar iedereen nog op zijn eigen ‘postzegel’ zijn werk zit te doen.”
Ander soort leidinggeven
En ja, een nieuwe manier van werken gaat met vallen en opstaan, ook voor leidinggevenden: “Je hebt lef nodig om teams het vertrouwen te geven, om vol te houden, ook als het even niet lukt. Het is dan prachtig om te zien dat er dan ineens iets loskomt en zo’n team een grote stap zet.” “Het vraagt een ander soort leidinggeven”, vult Rut aan: “Waar je als baas vroeger in je kamer zat en rapportages zag langskomen, moet je nu veel meer op de werkvloer faciliteren en constant de balans zoeken tussen vertrouwen geven en grip houden. Niet iedereen heeft dat meteen in de vingers.” Iris: “Ons eigen leiderschap is dus cruciaal in het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie. Vanuit dat besef hebben we een in-company leiderschapsprogramma georganiseerd. Een belangrijk doel daarvan is het leidinggevend kader veerkrachtiger te maken, naast andere doelen zoals meer inzicht in leiderschap bij verandering en versterking van de samenwerking.”
Om de slag vanuit de teams naar de organisatie te maken, is daarnaast ook een nieuw organisatieontwerp nodig. Iris: “Formeel zijn we nog op functie georganiseerd: mensen werken in het onderdeel technologie, het onderdeel bedrijfsvoering, het onderdeel operatie. We willen het werken in multidisciplinaire teams aan de levering van diensten verder doorzetten en verankeren in een nieuw organisatieontwerp. Met die slag zijn we nu bezig.”
Goede resultaten
Ze is trots op wat er al is bereikt: “De agile werkwijze heeft al in samenwerking met opdrachtgevers en gebruikers goede resultaten voortgebracht. Het Verwijzingsportaal Bankgegevens is zo’n voorbeeld. Een handige, digitale voorziening die is ontwikkeld voor het geautomatiseerd verstrekken van bankgegevens aan opsporingsdiensten, waardoor fraude en terrorismefinanciering makkelijker
is op te sporen. Het Travel Information Portal is een vergelijkbaar hoogstandje. Het systeem is bedoeld om gegevens van vliegtuigpassagiers te analyseren op reisbewegingen van terroristen en internationale criminelen. De informatie komt beschikbaar bij het boeken van een ticket en daardoor kan iemand worden tegengehouden nog voordat hij vertrekt of terugkeert.
Deze adaptieve, multidisciplinaire manier van werken past volgens haar bij de beweging die we in het grotere geheel van Justitie en Veiligheid maken: “Niet in je hokje blijven zitten, maar samen aan opgaven werken waar de samenleving voor staat.”
Van vingerafdruk tot identiteitsfraude
Vingerafdrukken, informatie over gezinssituaties, over iemands strafverleden, over een dader die vrijkomt of identiteitsfraude. Het is een greep uit de veelheid van gegevens die Justid opslaat, ontsluit, koppelt en beschikbaar stelt. Vaak gaat het om belangrijke en strikt vertrouwelijke informatie, die cruciaal kan zijn voor het verloop van gebeurtenissen.
Over Iris en Rut
ACHTERGROND
Iris Passchier is directeur Operatie van de Justitiële Informatiedienst. Zij kwam in 1989 als stagiair psychologie binnen bij – toen nog – het ministerie van Justitie. Iris werkte vervolgens in verschillende functies, ook na voltooiing van de studie bedrijfseconomie. Daarna volgde een aantal jaren als adviseur en interimmanager bij Pricewaterhouse Coopers en als manager bij de Rechtspraak. Vervolgens keerde ze terug bij Justitie en Veiligheid, bij de Justitiële Informatiedienst. Haar motto: “Succes maak je samen, schouder aan schouder”.
Rut Luttikhuis is manager Ontwikkeling bij Justid. Hij studeerde Voeding & gezondheid aan Wageningen University. Na een traineeship bij ING koos hij voor de Belastingdienst. Sinds vijf jaar werkt hij bij Justid. In 2018 rondde hij zijn MBA-opleiding af aan Nyenrode University. Zijn motto: “Je leert het beste door te doen”.
Dit interview komt uit het magazine 'Wendbaar' dat werd uitgedeeld tijdens de leiderschapsdagen 'Columbus' van het ministerie van Justitie en Veiligheid.