Justid en RvdK slaan handen ineen bij digitalisering papieren archieven

De Justitiële Informatiedienst (Justid) is begonnen met het digitaliseren van de papieren archiefachterstanden van de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK). Dit doet Justid met behulp van de scanstraat in Zutphen. Met het symbolisch ‘schonen’ van een dossier is donderdag 26 januari 2023 de samenwerking tussen Justid en de RvdK officieel bekrachtigd. CIO en directeur bedrijfsvoering Erwin Bremer van de RvdK verrichtte samen met Binnenwerk-medewerker Annelies de openingshandeling, waarbij zij een eerste dossier klaar maakten om te scannen door het onder meer te ontdoen van nietjes, vouwen en ringbandjes.

Binnenwerk-medewerker Annelies maakt samen met Erwin Bremer (RvdK) het eerste dossier klaar om gescand te worden

Gezamenlijkheid

De scanstraten van Justid worden voor een groot deel bemenst door medewerkers van Binnenwerk: de Rijksbrede organisatie die in teamverband banen creëert voor mensen met een doelgroepindicatie. Voor Justid maken de Binnenwerk-medewerkers onder meer archieven scanklaar. Daarnaast begeleiden ze het scanproces en voeren ze een eindcontrole uit.

Justid-programmadirecteur Informatiehuishouding Guiny Kustner is blij met de samenwerking. “Al langer lagen er gezamenlijke plannen voor het digitaliseren van het archief. Met de komst van het JenV-verbeterprogramma voor informatiehuishouding ‘Open en Orde’, worden deze plannen werkelijkheid. We pakken dit zorgvuldig aan, dossier voor dossier. Dit doen we tijdig en nauwgezet: niet alleen, maar in gezamenlijkheid.”

Om een begin te maken met het verwerken van de vele kilometers papieren archief, starten Justid en de RvdK de samenwerking met een pilot, waarbij de eerste 500 meter dossiers worden gedigitaliseerd. Erwin Bremer: “Deze pilot moet leiden tot een werkproces met het gewenste eindresultaat: van een doos met papier tot een geordend, duurzaam toegankelijk digitaal archief.”

Raad voor de Kinderbescherming

De RvdK geeft onafhankelijk en deskundig advies aan de rechter en het Openbaar Ministerie (OM) wanneer een gezonde en veilige ontwikkeling van een kind bedreigd wordt. Daarbij wordt veel vastgelegd en de archivering daarvan is belangrijk. Overheidsinformatie dient volgens de Archiefwet in goede en toegankelijke staat te zijn, of tijdig zijn vernietigd. Dit is nodig om verantwoording af te kunnen leggen over de uitvoering, maar ook voor eventueel onderzoek en rechtsvorderingen.

Veel dossiers van de RvdK uit het verleden zijn in papier opgeslagen bij Doc-Direkt. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) wil digitaal werken, want digitaal zijn de dossiers beter en locatie-onafhankelijk toegankelijk. Digitaal kunnen de dossiers ook efficiënter geselecteerd worden voor bewaren of vernietigen volgens de Archiefwet.

Duurzame en veilige opslag

De RvdK wil achterstanden in de archiefbewerking herstellen. De RvdK is de vierde organisatie binnen het domein van JenV die hiervoor gebruik maakt van de scan- en archiveringsdiensten van Justid, naast de IND, het COA en het NFI. De RvdK is wel de eerste ketenpartner in de jeugdketen die gebruikt maakt van het Centraal Digitaal Depot CDD+, het e-depot van JenV.

De medewerkers van Binnenwerk en Justid die hierbij helpen zijn gescreend, om de privacy te borgen. De digitale dossiers worden uiteindelijk duurzaam en veilig opgeslagen in het CDD+. Alleen geautoriseerde medewerkers van JenV hebben toegang tot de opgeslagen informatie.

Over Binnenwerk

Binnenwerk creëert structurele en duurzame banen in teamverband binnen het Rijk voor mensen met een doelgroepindicatie. Dit doet Binnenwerk als gemandateerd werkgever in opdracht van ministeries en uitvoeringsorganisaties en in samenwerking met partners als FMH, P-Direkt, Justid en Staatsbosbeheer.

Sinds de start eind 2016 hebben al ruim 500 mensen nuttig en duurzaam werk gevonden. Denk aan gebouwassistentie, p-dossiers opschonen, archiefbewerking en bos- en natuurbeheer. Het gaat om structureel werk met een vaste leidinggevende en jobcoach. Er zijn al zo’n 60 Binnenwerk-teams in heel Nederland. Meer informatie over Binnenwerk? Kijk op www.oprijk.nl/binnenwerk.