Veel organisaties in de JenV ketens werken intensief samen en delen regelmatig onderling informatie. De Justitiële Informatiedienst ondersteunt dit door eenvoudige en betrouwbare uitwisseling van documenten mogelijk te maken op basis van het principe van ‘enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’.
Dit houdt in dat documenten eenmalig worden opgeslagen in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) en vervolgens kunnen worden gedeeld met ketenpartners. Iedere organisatie bepaalt daarbij zelf wat ze deelt en met wie.
Doelgroep
Alle organisaties die actief zijn binnen de JenV ketens en zijn aangesloten op het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Voordelen
- Digitale documenten kunnen snel, eenvoudig en betrouwbaar worden gedeeld met ketenpartners.
- Iedere organisatie heeft volledige controle over welke documenten ze delen, en kan zien wanneer en met wie dat is gebeurd.
- Alle ketenpartners werken met hetzelfde document waardoor altijd duidelijk is wat de juiste versie is.
- Iedere organisatie die toegang heeft gekregen tot een document kan eigen metadata toevoegen aan (de link naar) het document in hun archief.
Wie maakt er al gebruik van deze dienst?
Gebruikers van deze dienst zijn onder meer:
- Nationale Politie, Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
- Centrale Orgaan opvang Asielzoekers (COA);
- Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI);
- Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
- Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
- Koninklijke Marechaussee (KMar).
Hoe werkt het?
Digitale documenten die zijn opgeslagen in het CDD+ kunnen worden gedeeld met andere organisaties met een archief in het CDD+. Het delen vindt plaats door een andere organisatie toegang te geven tot documenten en bijbehorende metadata in het CDD+. Iedere organisatie bepaalt daarbij zelf welke documenten en metadata ze delen.
De organisatie die toegang krijgt tot documenten ontvangt een melding hierover en kan de documenten daarna inzien in het eigen archief. Indien gewenst kunnen ze eigen metadata toevoegen, zodat de documenten beter vindbaar worden voor de eigen medewerkers.
Product
Het product van deze dienst is een gedeeld document in het CDD+.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle documenten in het CDD+.
Aanvullende/gelieerde diensten
Het delen van documenten is een aanvullende dienst op:
- Digitaal archiveren
De Justitiële Informatiedienst biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot, het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Beschikbaarheid
Deze dienst is niet losstaand beschikbaar, maar wordt als optie meegeleverd bij de diensten digitaal archiveren van documenten en verduurzamen van documenten.
Aanvraagprocedure
Zie Digitaal Archiveren.
Kosten
Het CDD+ is een gemeenschappelijke basisvoorziening. Dit betekent dat JenV organisaties bijdragen in de kosten van het CDD+. De algemene en generieke kosten worden in rekening gebracht door de Directie Informatisering en Inkoop en de directe kosten (opslag en aantal archiefbescheiden) door de Justitiële Informatiedienst.
Start uw aanvraag
Voor meer informatie of voor het aanvragen van een dienst/product kunt u via de mail contact opnemen met de afdeling Klant Contact en Service van de Justitiële Informatiedienst. Het mailadres is info@justid.nl.
Wat doet u?
U zorgt zelf voor:
- het selecteren van de documenten en metadata die u wilt delen;
- het instellen van berichten aan de ontvangende organisatie via het CDD+.
Wat doet Justid?
De Justitiële Informatiedienst zorgt voor:
- het ondersteunen van de uitwisseling door middel van het beheer van de Bestandenpostbus en het CDD+;
- het aanmaken van standaard berichten die zijn afgestemd op de documenten en metadata die u wilt delen.
Wat doen derden?
De Justitiële Informatiedienst voert de dienst delen van documenten volledig zelf uit. Het CDD+ wordt intern doorontwikkeld en beheerd, de Bestandenpostbus voor de leverancier.
Governance
Niet van toepassing.
Certificering
Niet van toepassing.
Updates
De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en actueel gehouden door de Justitiële Informatiedienst, in samenwerking met de leveranciers en het Rijksdatacenter.
Bijzonderheden
Niet van toepassing.
Voorlichtingsmateriaal
Technische en functionele informatie
Niet van toepassing.
Handleidingen
Niet van toepassing.
Overige documentatie
Niet van toepassing.