De Justitiële Informatiedienst ontzorgt JenV-organisaties die zelf niet beschikken over geschikte voorzieningen voor het archiveren van digitale documenten. Zij kunnen hiervoor gebruik maken van het CDD+ of CDO.
Het CDO is specifiek ingericht voor flitsfoto’s, heeft een standaard inrichting en is alleen te gebruiken via een koppeling met een eigen applicatie. Het CDD+ is geschikt voor vrijwel alle soorten documenten en is ook te gebruiken via een door de Justitiële Informatiedienst ontwikkelde en beheerde webpagina (GUI).
Bij het CDD+ is het daarnaast mogelijk om, in overleg:
Product
Het product van deze dienst is een digitaal opgeslagen en beschikbaar document dat alleen toegankelijk is voor personen die daar recht op hebben en gecontroleerd kan worden vernietigd of overgebracht naar het Nationaal Archief.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle JenV-organisaties die digitale documenten willen archiveren.
Organisaties die geen onderdeel zijn van JenV maar wel actief zijn in de (straf)recht-, migratie- of jeugdzorgketen kunnen eveneens gebruik maken deze dienst. Voor hen gelden mogelijk wel beperkingen.
Aanvullende/gelieerde diensten
Digitaal archiveren documenten is gerelateerd aan:
- Verduurzamen documenten
Documenten in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) worden, waar mogelijk, door de Justitiële Informatiedienst verduurzaamd door ze om te zetten naar een bestandsformaat waarmee ze ook op lange termijn toegankelijk blijven, zoals PDF/a.
- Inrichten archieven
De Justitiële Informatiedienst richt voor iedere archiefvormer een eigen archief in binnen het CDD+. Dit archief is afgestemd op de wet- en regelgeving die voor de archiefvormer geldt en de digitale documenten en metadata van het bronsysteem waaruit ze afkomstig zijn.
- Delen van documenten
Gebruikers van het CDD+ kunnen hun documenten delen met andere gebruikers.
- Nieuwbouw en beheer Bestandenpostbus, CDD+ en CDO
De Justitiële Informatiedienst beschikt over medewerkers die het functioneel beheer uitvoeren van Bestandenpostbus, CDD+ en CDO. Daarnaast is het, bij gebruik van het CDD+, mogelijk om in overleg nieuwe functionaliteit toe te voegen.
- Digitaliseren documenten
De Justitiële Informatiedienst digitaliseert papieren documenten zodat deze duurzaam digitaal bewaard kunnen worden, bijvoorbeeld in het CDD+.
- Adviseren duurzame toegankelijkheid
De Justitiële Informatiedienst beschikt over een expertisecentrum dat is gespecialiseerd in duurzame toegankelijkheid van documenten. Zij onderzoeken en beoordelen onder meer nieuwe wet- en regelgeving, bestandsformaten en andere relevante ontwikkelingen en vertalen deze naar aanpassingen, en adviseren aan collega’s en ketenpartners over duurzame toegankelijkheid. Ook ondersteunen zij bij het opstellen van het besluit en daaraan gekoppelde handboek vervanging.
