De Justitiële Informatiedienst digitaliseert de dubbele akten van geboorte, huwelijk en overlijden. En ook de daarbij horende latere vermeldingen die door een ambtenaar van de Burgerlijke Stand zijn opgesteld. Gemeenten leveren de akten vaak op papier aan. Door ze te digitaliseren kunnen we de akten digitaal opslaan en beheren. Dat doen we ook met digitaal aangeleverde akten.
Doelgroep
Alle Nederlandse gemeenten.
Voordelen
- Alle akten zijn digitaal beschikbaar bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar.
- De akten zijn geschikt voor duurzame opslag.
- Schade als gevolg van eventuele inktschade kan een halt worden toegeroepen zodat de akte in de toekomst leesbaar blijft.
Wie maakt er al gebruik van deze dienst?
Alle Nederlandse gemeenten.
Hoe werkt het?
De Justitiële Informatiedienst is bij wet aangewezen als Centrale Bewaarplaats voor de Dubbelen van de burgerlijke stand. Dit betekent dat gemeenten jaarlijks de dubbelen van hun akten naar ons moeten overbrengen. De meesten doen dit in papieren vorm. Ook kunnen gemeenten de akten digitaal aanleveren nadat zij hiervoor een machtiging hebben ontvangen van de Justitiële Informatiedienst.
Na ontvangst worden papieren dubbelen van de akten gescand en opgeslagen in een duurzaam bestandsformaat. Het digitaliseren verloopt op dezelfde wijze als bij het digitaliseren van andere documenten. De digitale akten worden bij de Justitiële Informatiedienst opgeslagen. De papieren akten worden na het scannen opgeslagen bij Doc Direkt.
Latere vermeldingen, zoals echtscheidingen, worden eveneens gedigitaliseerd en aan de oorspronkelijk akte gekoppeld.
Het product
Het product van deze dienst is een digitale dubbele akte van de burgerlijke stand.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle dubbelen van akten burgerlijke stand en bijbehorende latere vermeldingen.
De dienst wordt uitgevoerd op basis van het bepaalde in Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, het Besluit burgerlijke stand 1994 en de Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand.
De digitale documenten zijn in het bestandsformaat PDF/a. Dit garandeert de duurzame toegankelijkheid en maakt ze geschikt voor opslag in het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Van iedere digitale dubbele akte en latere vermelding worden de volgende gegevens (metadata) vastgelegd:
- Registerjaar.
- Gemeentenaam.
- Gemeentecode.
- Aktetype.
- Aktenummer.
- Documenttype.
Aanvullende diensten
Digitaliseren dubbelen burgerlijke stand is gerelateerd aan de volgende diensten:
- Verstrekken van dubbelen burgerlijke stand
Een dubbele van een akte burgerlijke stand of latere vermelding wordt op verzoek digitaal beschikbaar gesteld aan een gemeente of consulaat bij verminking of vermissing van hun exemplaar.
Deze dienst geeft uitvoering aan een wettelijk taak en kan alleen worden aangevraagd door Nederlandse gemeenten.
Aanvraagprocedure
Iedere gemeente maakt verplicht gebruik van deze dienst. Voor meer informatie over het aanleveren van de dubbelen van de akten en latere vermeldingen kunt u contact opnemen met info@justid.nl.
Kosten
Deze dienst geeft uitvoering aan een wettelijke taak en is daarom kosteloos voor gemeenten.
Wat doet u?
U zorgt zelf voor:
- het aanleveren van de dubbelen van akten burgerlijke stand en latere vermeldingen.
- het aanleveren van een digitale geleidelijst die beschrijft welke akten zijn aangeleverd. Bij aanlevering op CD-ROM is dit een indexfile.
Wat doet Justid?
De Justitiële Informatiedienst zorgt voor:
- de beschikbaarheid, juiste werking, continuïteit en beveiliging van de hard- en software voor het digitaliseren;
- het voorbereiden (bijvoorbeeld ontnieten) en uitvoeren van de scanwerkzaamheden en controleren van de kwaliteit van de scans;
- het opslaan en beheren van de digitale dubbelen van akten op een lokale beveiligde omgeving.
- het bij Doc-Direkt laten opslaan van de papieren dubbelen van akten.
Wat doen derden?
De Justitiële Informatiedienst voert de dienst digitaliseren dubbelen burgerlijke stand volledig zelf uit, met uitzondering van het aanleveren door de gemeenten en het na digitalisering opslaan van de papieren akten bij Doc-Direkt. Vanaf daar worden ze op termijn overgebracht naar het Nationaal Archief.
Governance
De Justitiële Informatiedienst ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals vastgelegd Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, het Besluit burgerlijke stand 1994 en de Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand, worden toegepast. Hiertoe worden diverse controles, zoals op de kwaliteit van de scans, uitgevoerd.
Certificering
Niet van toepassing.
Updates
De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en actueel gehouden door de Justitiële Informatiedienst, in samenwerking met de leveranciers.
Bijzonderheden
Niet van toepassing.
Voorlichtingsmateriaal
- Factsheet Centrale bewaarplaats voor de Dubbelen van de Burgerlijke Stand.
Technische en functionele informatie
Handleidingen
Niet van toepassing.
Overige documentatie
Niet van toepassing.