De Justitiële Informatiedienst is bij wet aangewezen als Centrale Bewaarplaats voor de Dubbelen van de burgerlijke stand. Dit betekent dat gemeenten jaarlijks de dubbelen van hun akten naar ons moeten overbrengen. De meesten doen dit in papieren vorm. Ook kunnen gemeenten de akten digitaal aanleveren nadat zij hiervoor een machtiging hebben ontvangen van de Justitiële Informatiedienst.
Na ontvangst worden papieren dubbelen van de akten gescand en opgeslagen in een duurzaam bestandsformaat. Het digitaliseren verloopt op dezelfde wijze als bij het digitaliseren van andere documenten. De digitale akten worden bij de Justitiële Informatiedienst opgeslagen. De papieren akten worden na het scannen opgeslagen bij Doc Direkt.
Latere vermeldingen, zoals echtscheidingen, worden eveneens gedigitaliseerd en aan de oorspronkelijk akte gekoppeld.
Het product
Het product van deze dienst is een digitale dubbele akte van de burgerlijke stand.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle dubbelen van akten burgerlijke stand en bijbehorende latere vermeldingen.
De dienst wordt uitgevoerd op basis van het bepaalde in Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, het Besluit burgerlijke stand 1994 en de Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand.
De digitale documenten zijn in het bestandsformaat PDF/a. Dit garandeert de duurzame toegankelijkheid en maakt ze geschikt voor opslag in het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Van iedere digitale dubbele akte en latere vermelding worden de volgende gegevens (metadata) vastgelegd:
- Registerjaar.
- Gemeentenaam.
- Gemeentecode.
- Aktetype.
- Aktenummer.
- Documenttype.
Aanvullende diensten
Digitaliseren dubbelen burgerlijke stand is gerelateerd aan de volgende diensten:
- Verstrekken van dubbelen burgerlijke stand
Een dubbele van een akte burgerlijke stand of latere vermelding wordt op verzoek digitaal beschikbaar gesteld aan een gemeente of consulaat bij verminking of vermissing van hun exemplaar.
