Digitaliseren van documenten

Het digitaliseren van documenten vindt, tenzij anders afgesproken, plaats op de Justid-locatie Zutphen. U kunt uw papieren documenten daar aanleveren, samen met een digitale geleidelijst waarop staat welke documenten u laat digitaliseren. Vooraf worden afspraken gemaakt over de manier van aanleveren, scannen en terug leveren of opslaan van de papieren en digitale documenten.

U kunt kiezen voor scannen ‘onder vervanging’ (ook wel ‘onder substitutie’ genoemd). Dit betekent dat de instellingen en het digitaliseringsproces zo zijn ingericht en gedocumenteerd dat u de papieren documenten na het scannen mag vernietigen als u een ‘besluit vervanging’ hebt genomen.

Product

Het product van deze dienst is een digitaal document, of een digitaal document met metadata als u gebruikt maakt van de aanvullende dienst geautomatiseerd metadateren.

Specificaties

Deze dienst is geschikt voor alle papieren documenten die:

• een gangbaar formaat hebben, zoals A4;
• in een redelijke conditie zijn;
• en de classificatie ‘Departementaal Vertrouwelijk’ of lager hebben.

De digitale documenten zijn, tenzij anders afgesproken, in het bestandsformaat PDF/a. Dit garandeert de duurzame toegankelijkheid en maakt ze geschikt voor opslag in het Centraal Digitaal Depot (CDD+).

Welke gegevenselementen (metadata) worden vastgelegd is afhankelijk van de gemaakte afspraken over aanvullende diensten en waar de digitale documenten worden opgeslagen.

Aanvullende diensten/gelieerde diensten

De volgende aanvullende diensten zijn mogelijk:

• Adviseren duurzame toegankelijkheid
  Justid kan, als u de papieren documenten na het digitaliseren wilt vernietigen, ondersteunen bij het opstellen van het besluit en daaraan gekoppelde handboek vervanging.
• Digitaal Archiveren
  Justid biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot. Voor kortdurende opslag kunt u gebruik maken van de applicatie Centrale Digitale Opslag (CDO), voor langdurige, duurzame opslag van het e-depot Centraal Digitaal Depot (CDD+). U kunt er ook voor kiezen om de digitale documenten in een eigen systeem op te slaan.

Beschikbaarheid

Deze dienst is beschikbaar voor alle organisaties die actief zijn binnen de JenV ketens. Leveringstijden zijn in overleg.

Aanvraagprocedure

U kunt deze dienst aanvragen via info@justid.nl. Justid neemt dan binnen 5 werkdagen contact met u op voor het inplannen van een intakegesprek.

Kosten

De kosten zijn afhankelijk van de aantallen te scannen documenten en de tijdens fase 1 gemaakte keuzes, en worden op basis een kostprijsmodel vastgesteld.

Start uw aanvraag

Voor meer informatie of voor het aanvragen van een dienst/product kunt u via de mail contact opnemen met de afdeling Klant Contact en Service van de Justitiële Informatiedienst. Het mailadres is info@justid.nl.

Wat doet u?

U zorgt zelf voor het:

• aanleveren van de te scannen documenten;
• aanleveren van een digitale geleidelijst die beschrijft welke documenten zijn aangeleverd;
• uitvoeren van aanvullende kwaliteitscontroles, indien gewenst;
• metadateren en opslaan van de digitale documenten in een eigen applicatie (als u niet kiest voor geautomatiseerd metadateren en opslaan in een digitaal depot van Justid).

Wat doet Justid?

Justid zorgt voor:

• de beschikbaarheid, juiste werking, continuïteit en beveiliging van de hard- en software voor het digitaliseren. Dit is vastgelegd in de Diensten Niveau Overeenkomst (DNO).
• het voorbereiden (bijvoorbeeld ontnieten) en uitvoeren van de scanwerkzaamheden en controleren van de kwaliteit van de scans.
• het uitvoeren van de afgesproken aanvullende werkzaamheden (zoals metadateren en adviseren over het handboek vervanging).

Wat doen derden?

Justid voert de dienst digitaliseren documenten volledig zelf uit, behalve het aan- en terug leveren van de papieren documenten. U kunt kiezen om de documenten zelf te vervoeren of een derde partij (bijvoorbeeld een koerier) hiervoor in te schakelen.

Governance

Justid ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in de Archiefregeling, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht. Dit KMS zorgt voor controles op onder meer de kwaliteit van de scans.

Certificering

Niet van toepassing.

Updates

De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en actueel gehouden door Justid, in samenwerking met de leveranciers.

Bijzonderheden

Justid ondersteunt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) door het inzetten van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Voor deze rubriek is geen informatie beschikbaar.