Het digitaliseren van documenten vindt, tenzij anders afgesproken, plaats op de Justid-locatie Zutphen. U kunt uw papieren documenten daar aanleveren, samen met een digitale geleidelijst waarop staat welke documenten u laat digitaliseren. Vooraf worden afspraken gemaakt over de manier van aanleveren, scannen en terug leveren of opslaan van de papieren en digitale documenten.
U kunt kiezen voor scannen ‘onder vervanging’ (ook wel ‘onder substitutie’ genoemd). Dit betekent dat de instellingen en het digitaliseringsproces zo zijn ingericht en gedocumenteerd dat u de papieren documenten na het scannen mag vernietigen als u een ‘besluit vervanging’ hebt genomen.
Product
Het product van deze dienst is een digitaal document, of een digitaal document met metadata als u gebruikt maakt van de aanvullende dienst geautomatiseerd metadateren.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle papieren documenten die:
- een gangbaar formaat hebben, zoals A4;
- in een redelijke conditie zijn;
- en de classificatie ‘Departementaal Vertrouwelijk’ of lager hebben.
De digitale documenten zijn, tenzij anders afgesproken, in het bestandsformaat PDF/a. Dit garandeert de duurzame toegankelijkheid en maakt ze geschikt voor opslag in het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Welke gegevenselementen (metadata) worden vastgelegd is afhankelijk van de gemaakte afspraken over aanvullende diensten en waar de digitale documenten worden opgeslagen.
Aanvullende diensten/gelieerde diensten
De volgende aanvullende diensten zijn mogelijk:
- Adviseren duurzame toegankelijkheid
Justid kan, als u de papieren documenten na het digitaliseren wilt vernietigen, ondersteunen bij het opstellen van het besluit en daaraan gekoppelde handboek vervanging.
- Digitaal Archiveren
Justid biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot. Voor kortdurende opslag kunt u gebruik maken van de applicatie Centrale Digitale Opslag (CDO), voor langdurige, duurzame opslag van het e-depot Centraal Digitaal Depot (CDD+). U kunt er ook voor kiezen om de digitale documenten in een eigen systeem op te slaan.
