De Justitiële Informatiedienst stelt afschriften van akten van geboorte, huwelijk en overlijden en de daarbij behorende latere vermeldingen beschikbaar aan Nederlandse gemeenten en consulaten bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar.
Doelgroep
Alle Nederlandse gemeenten en consulaten.
Voordelen
Ook na het (deels) verloren gaan van het gemeentelijke exemplaar van een akte van de burgerlijke stand blijft het voor een gemeente of consulaat mogelijk om deze beschikbaar te stellen aan een burger.
Wie maakt er gebruik van deze dienst?
Alle Nederlandse gemeenten en consulaten maken gebruik van deze dienst.
Hoe werkt het?
De Justitiële Informatiedienst is aangewezen als Centrale Bewaarplaats van de dubbelen van akten en latere vermeldingen van de burgerlijke stand. Alle gemeenten leveren daarom jaarlijks de dubbelen van hun akten burgerlijke stand bij ons aan. Ook sturen zij regelmatig de latere vermeldingen toe. Dit zijn aanvullingen op een akte, bijvoorbeeld als een huwelijk wordt beëindigd.
Bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar kan een gemeente of consulaat de Justitiële Informatiedienst vragen om een afschrift (een getekende reproductie) toe te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn na brand in een gemeentehuis. De gemeente of het consulaat kan een kopie van dat afschrift aan een burger verstrekken.
Het product
Het product van deze dienst is een afschrift van een akte van de burgerlijke stand.
Specificaties
Niet van toepassing.
Aanvullende diensten/gelieerde diensten
Beschikbaar stellen dubbele burgerlijke stand is gerelateerd aan:
Digitaliseren en beheren dubbelen burgerlijke stand
De door gemeenten aangeleverde dubbelen van akten en latere vermeldingen burgerlijke stand worden door de Justitiële Informatiedienst gedigitaliseerd en opgeslagen.
Beschikbaarheid
Deze dienst geeft uitvoering aan een wettelijk taak en is alleen beschikbaar voor Nederlandse gemeenten en consulaten bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar.
Deze dienst is in de meeste gevallen kosteloos. Bij grote aantallen –bijvoorbeeld hele jaargangen- kunnen wel kosten in rekening worden gebracht.
Wat doet u?
Een gemeente of consulaat zorgt zelf voor:
het schriftelijk aanvragen van een afschrift van akten burgerlijke stand en latere vermeldingen;
het verstrekken van een kopie van een afschrift aan een burger.
Wat doet Justid?
De Justitiële Informatiedienst zorgt voor het:
printen en ondertekenen van de gevraagde akten burgerlijke stand;
verstrekken van (een kopie van) afschriften van akten burgerlijke stand aan de aanvrager.
Wat doen derden?
De Justitiële Informatiedienst voert de dienst beschikbaar stellen dubbelen burgerlijke stand volledig zelf uit.
Governance
De Justitiële Informatiedienst ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, het Besluit Burgerlijke Stand 1994, Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand en de Archiefregeling, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht, inclusief diverse controles op, onder meer, de kwaliteit van de scans.
Certificering
Niet van toepassing.
Updates
Niet van toepassing.
Bijzonderheden
Niet van toepassing.
Voorlichtingsmateriaal
Factsheet Centrale bewaarplaats voor de Dubbelen van de Burgerlijke Stand.
