Digitale bewaarplaats

Cruciale informatie moet beschikbaar zijn op het juiste moment. Door de jaren heen bedenken we steeds nieuwe manieren om informatie op te slaan en delen: van floppydisk tot in de cloud. Justitiële informatie moet betrouwbaar zijn en bruikbaar blijven. Daarom is het belangrijk om informatie digitaal op te slaan en duurzaam te bewaren, zodat deze ook toegankelijk en leesbaar blijft.

Informatie digitaal beschikbaar stellen

Het wordt ook steeds belangrijker om informatie uit te wisselen, zodat iedereen dezelfde informatie heeft en we sneller en gedegen beslissingen kunnen nemen. Het is wel belangrijk dat dit op een veilige manier gebeurt, en alleen die medewerkers toegang krijgen die daar recht op hebben.

Belangrijke rol in het bewaren van informatie

Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid spelen wij een belangrijke rol in het duurzaam bewaren van informatie. Ons Centraal Digitaal Depot (CDD+) is de gemeenschappelijke voorziening waarmee we digitale informatie duurzaam toegankelijk houden. In het CDD+ kunnen uiteenlopende bestandsformaten worden opgeslagen; van tekstbestanden tot multimedia. Uiteraard voldoet het CDD+ aan de geldende wet- en regelgeving. Daarom bewaren we sommige informatie tijdelijk en andere voor altijd. In het laatste geval werken we samen met het Nationaal Archief.

Uitwisselen van informatie

Het CDD+ wordt gebruikt om de ketenpartners in de justitiële ketens digitaal informatie met elkaar te laten uitwisselen. Dit doen ze door elkaar toegang te geven tot de informatie die de ander nodig heeft. Dit is eenvoudiger, sneller en veiliger dan die informatie per post of mail naar elkaar toesturen. Een ander voordeel is dat alle informatie maar één keer wordt opgeslagen. Zo heeft iedereen altijd dezelfde informatie.

Digitaliseren van informatie

Via het elektronisch berichtenverkeer worden digitale documenten veilig aangeleverd en in ons CDD+ bewaard. Daarnaast is veel informatie vaak alleen nog op papier (volledig) beschikbaar. Voordat deze informatie digitaal kan worden opgeslagen, digitaliseren wij deze informatie aan de hand van een innovatief digitaliseringsproces. Daarvoor hebben wij een scanstraat ter beschikking. We gebruiken kunstmatige intelligentie om metadata toe te voegen aan documenten, zoals een datum of auteur. Zo zijn deze documenten door de jaren heen vindbaar, leesbaar, deelbaar en blijven ze hierdoor bruikbaar.

Wilt u meer van ons weten?

Neem dan vooral contact met ons op. Want naast het beschikbaar stellen van onze voorzieningen aan ketenpartners, kunnen wij u ook op weg helpen als het gaat om het gebruik van de voorzieningen. Bijvoorbeeld door hen te adviseren over duurzame bestandsformaten of overzichten aan te leveren van te vernietigen informatie. Om dat te kunnen doen, beschikken we over medewerkers met kennis van, onder meer, archiveren, informatiehuishouding, ICT, wet- en regelgeving en informatiebeveiliging. We ontwikkelen ook nieuwe hulpmiddelen, zoals de Dienst Intelligent Metadateren (DIM), die de ketenpartners helpen om hun informatiehuishouding te verbeteren. Zo zorgen we ervoor dat ketenpartners en burgers er op kunnen vertrouwen dat informatie toegankelijk, betrouwbaar en veilig is.