De dienst bestaat uit advisering over duurzame toegankelijkheid. De vorm van het advies is afhankelijk van de behoefte van de klant. Doorgaans zal de klant bij het aanvragen van deze dienst een specifiek systeem of proces aanwijzen om te analyseren, en mogelijk een aantal aandachtspunten aandragen.
Zowel permanent te bewaren als te vernietigen informatie kan onderwerp van dit advies zijn. Ook het moment van een adviesaanvraag kan variëren:
- tijdens regulier beheer;
- bij migratie naar een nieuw systeem;
- bij het nemen van een vervangingsbesluit;
- of als voorbereiding op het overbrengen van informatie naar een archiefbewaarplaats.
Justid gebruikt de gangbare standaarden en inzichten om de aangegeven systemen of processen te analyseren. Tijdens deze analyse wordt regelmatig afgestemd met de afnemer van de dienst om te borgen dat het product aansluit op diens behoefte.
De uitkomst van het proces is een advies over hoe het informatiebeheer ingericht of aangepast kan worden om duurzame toegankelijkheid te borgen.
Product
Het product is mede afhankelijk van de wensen van afnemer van de dienst en kan onder meer de volgende vorm hebben:
- presentatie;
- (gespreks)verslag;
- (input voor) handboek vervanging;
- rapportage;
- toelichting op locatie, per telefoon of via Webex.
Specificaties
Niet van toepassing.
Aanvullende diensten/gelieerde diensten
Gerelateerde diensten zijn:
- Digitaliseren documenten
De Justitiële Informatiedienst digitaliseert papieren documenten zodat deze duurzaam digitaal bewaard kunnen worden, bijvoorbeeld in het CDD+.
- Digitaal archiveren documenten
Justid ontzorgt JenV-organisaties die zelf niet beschikken over geschikte voorzieningen voor het archiveren van digitale documenten. Zij kunnen hierbij kiezen tussen de CDO (ingericht op flitsfoto’s) en het CDD+. De Justitiële Informatiedienst helpt bij het bepalen welke oplossing voor hen het meest geschikt is.
- Documenten verduurzamen
Justid biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot en ze daarin te verduurzamen door ze om te zetten naar een duurzaam bestandsformaat. Het afnemen van de dienst Verduurzamen documenten is alleen mogelijk als is gekozen voor opslaan in het CDD+.
- Inrichten archieven
Justid richt voor iedere archiefvormer een eigen archief in binnen het CDD+. Dit archief is afgestemd op de wet- en regelgeving die voor de archiefvormer geldt en de digitale documenten en metadata van het bronsysteem waaruit ze afkomstig zijn.
