De JenV organisaties bewaren veel digitale documenten langdurig, soms zelfs meerdere decennia. Om ze gedurende al die tijd toegankelijk en bruikbaar te houden is het nodig om ze duurzaam op te slaan. De Justitiële Informatiedienst verduurzaamt digitale documenten die in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) worden opgeslagen door ze om te zetten naar PDF/a of een ander geschikt formaat. Deze worden samen met het oorspronkelijke document opgeslagen.
Digitale documenten blijven toegankelijk gedurende hun hele levensduur.
Het oorspronkelijke document blijft bestaan en kan opnieuw worden verduurzaamd als er een beter bestandsformaat beschikbaar komt.
Verduurzaamde documenten hebben hetzelfde bestandsformaat en kunnen eenvoudig worden uitgewisseld en gebruikt door ketenpartners die ook gebruik maken van het CDD+.
Wie maakt er al gebruik van de dienst?
Gebruikers van deze dienst zijn onder meer:
Raad voor de Rechtspraak;
Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI);
Hoge Raad der Nederlanden;
Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Hoe werkt het?
Digitale documenten die zijn opgeslagen in het CDD+ worden geautomatiseerd omgezet naar een duurzaam bestandsformaat.
De Justitiële Informatiedienst doet voortdurend onderzoek naar nieuwe bestandsformaten, en zet verduurzaamde documenten over naar een ander bestandsformaat als dat tot een nog betere duurzaamheid leidt. Documenten waarvoor nog geen duurzaam bestandsformaat aanwezig is worden alsnog omgezet als dat beschikbaar komt.
Product
Het product van deze dienst is een duurzaam toegankelijk digitaal document.
Specificaties
Deze dienst is geschikt voor alle digitale documenten in het CDD+ waarvoor een duurzaam bestandsformaat beschikbaar is.
Aanvullende/gelieerde diensten
Verduurzamen documenten is een aanvullende dienst op:
Digitaal archiveren
De Justitiële Informatiedienst biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot, het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Gerelateerde diensten zijn:
Inrichten archieven
De Justitiële Informatiedienst richt voor iedere archiefvormer een eigen archief in binnen het CDD+. Dit archief is afgestemd op de wet- en regelgeving die voor de archiefvormer geldt en de digitale documenten en metadata van het bronsysteem waaruit ze afkomstig zijn.
Adviseren duurzame toegankelijkheid
De Justitiële Informatiedienst beschikt over een expertisecentrum dat is gespecialiseerd in duurzame toegankelijkheid van documenten. Zij onderzoeken en beoordelen nieuwe wet- en regelgeving, bestandsformaten en andere relevante ontwikkelingen en vertalen deze naar aanpassingen, en adviseren hierover aan collega’s en ketenpartners. Ook ondersteunen zij bij het opstellen van het besluit en daaraan gekoppelde handboek vervanging.
Beschikbaarheid
Deze dienst is beschikbaar voor alle organisaties die actief zijn binnen de JenV-ketens. De leveringsvoorwaarden en andere afspraken omtrent de dienstverlening worden vastgelegd in een Diensten Niveau Overeenkomst (DNO).
Aanvraagprocedure
Deze dienst is niet losstaand beschikbaar, maar wordt meegeleverd bij de dienst Digitaal Archiveren van documenten.
Kosten
Het CDD+ is een gemeenschappelijke basisvoorziening. Dit betekent dat JenV organisaties bijdragen in de kosten van het CDD+. De algemene en generieke kosten worden in rekening gebracht door de Directie Informatisering en Inkoop en de directe kosten (opslag en aantal archiefbescheiden) door de Justitiële Informatiedienst.
Start uw aanvraag
Voor meer informatie of voor het aanvragen van een dienst/product kunt u via de mail contact opnemen met de afdeling Klant Contact en Service van de Justitiële Informatiedienst. Het mailadres is info@justid.nl.
Wat doet u?
U zorgt zelf voor het:
aanleveren van informatie over software die u gebruikt voor documentcreatie- en conversie en de configuratie-instellingen, indien nodig;
tijdig aanleveren van informatie over opslag van afwijkende bestandsformaten in het bronsysteem;
opslaan van digitale documenten in het CDD+ waarvoor een duurzaam bestandsformaat beschikbaar is.
Wat doet Justid?
De Justitiële Informatiedienst zorgt voor het:
omzetten van digitale documenten in het CDD+ naar een duurzaam bestandsformaat;
het monitoren of de gebruikte duurzame bestandsformaten gangbaar en bruikbaar blijven;
het onderzoeken en beoordelen van nieuwe bestandsformaten en bepalen wat daarvoor het meest geschikte duurzame bestandsformaat is.
Wat doen derden?
De Justitiële Informatiedienst voert de dienst verduurzamen documenten volledig zelf uit. Het CDD+ is intern ontwikkeld en beheerd. De conversiesoftware wordt geleverd en ondersteund door Adlib.
Het onderzoeken en beoordelen van nieuwe bestandsformaten gebeurt, waar relevant, in samenwerking met andere kenniscentra, zoals het Nationaal Archief en het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN).
Governance
De Justitiële Informatiedienst borgt dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in de Archiefwet, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht.
Certificering
De Justitiële Informatiedienst is gestart met het aanvraagtraject voor Core Trust Seal (CTS) certificering voor het CDD+ en hoopt deze in 2021 af te ronden.
Updates
De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en up-to-date gehouden door de Justitiële Informatiedienst, in samenwerking met de leveranciers en het Rijkssdatacenter Apeldoorn.
