JenV organisaties bewaren veel digitale documenten langdurig, soms zelfs meerdere decennia. Denk bijvoorbeeld aan TBS-dossiers of het Nationaliteitenregister. Een ingericht digitaal archief in het Centraal Digitaal Depot (CCD+) maakt het voor ambtenaren mogelijk om snel relevante, cruciale informatie terug kunnen vinden, te kunnen raadplegen en te kunnen delen met ketenpartners. De archiefinrichting zorgt er ook voor dat er informatie kan worden afgeschermd, want niet iedereen mag natuurlijk overal bij. De informatie in het archief moet bruikbaar, integer, authentiek en betrouwbaar zijn. Metagegevens (informatie over documenten) spelen daar een belangrijke rol bij. De archiefinrichting zorgt ervoor dat metagegevens altijd op dezelfde manier kunnen worden vastgelegd.
Doelgroep
Alle organisaties die actief zijn binnen de JenV ketens en gebruik gaan maken van het CDD+.
Voordelen
- Documenten zijn digitaal beschikbaar in een geordende staat.
- Documenten zijn geschikt voor duurzame opslag.
- Documenten zijn uitwisselbaar met ketenpartners.
- Dossiers en documenten zijn voorzien van de vereiste metadata.
Wie maakt er al gebruik van de dienst?
Onder meer de volgende organisaties maken al gebruik van deze dienst:
- Nationale Politie, Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
- Centrale Orgaan opvang Asielzoekers (COA);
- Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI);
- Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
- Hoge Raad;
- Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
- Koninklijke Marechaussee (KMar);
- De Rechtspraak.
Hoe werkt het?
Wanneer een organisatie gebruik gaat maken van het CDD+ richten specialisten archiefbeheer een archief in. Hierin kan de organisatie vervolgens dossiers en documenten opslaan, wijzigen, downloaden en eventueel delen met andere ketenpartners in het CDD+. De archiefinrichting zorgt er onder andere voor dat:
- dossiers/documenten op geautomatiseerde wijze een bewaartermijn kunnen krijgen;
- dossiers een vaste indeling kunnen krijgen;
- er bepaalde kenmerken (metagegevens) kunnen worden toegevoegd aan documenten en dossiers. Ambtenaren kunnen vervolgens op basis van deze kenmerken zoeken naar informatie of gevonden informatie filteren;
- er informatie wordt vastgelegd over wie verantwoordelijk zijn voor het archief, welke rol zij daarin hebben, geldende mandaatbesluiten en de werkprocessen;
Product
Het product van deze dienst is een archiefinrichting in het Centraal Digitaal Depot (CDD+). Hiertoe behoort onder andere een template voor een dossierstructuur en diverse manieren om metadata vast te leggen. Specialisten archiefbeheer leggen de configuratie en gemaakte keuzes vast in een bijhorend Rapport Inrichting Archief.
Specificaties
Niet van toepassing.
Aanvullende/gelieerde diensten
Deze dienst is gerelateerd aan:
Digitaal archiveren documenten
De Justitiële Informatiedienst biedt de mogelijkheid om de digitale documenten op te slaan in een digitaal depot, het Centraal Digitaal Depot (CDD+).
Verduurzamen documenten
Documenten in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) worden, waar mogelijk, door de Justitiële Informatiedienst verduurzaamd door ze om te zetten naar een bestandsformaat waarmee ze ook op lange termijn toegankelijk blijven, zoals PDF/a.
Nieuwbouw en beheer CDD+
De Justitiële Informatiedienst ondersteunt de diensten Digitaal archiveren documenten, Verduurzamen documenten en Inrichten archief door het beheren en vernieuwen van het CDD+, zodat dit beschikbaar is voor de juiste personen en blijft voldoen aan de (wettelijke) eisen en wensen van gebruikers.
Beschikbaarheid
Deze dienst is beschikbaar voor alle organisaties die actief zijn binnen de JenV ketens. De leveringsvoorwaarden en andere afspraken omtrent de dienstverlening worden vastgelegd in een Diensten Niveau Overeenkomst (DNO).
Aanvraagprocedure
Deze dienst is niet losstaand beschikbaar maar wordt meegeleverd bij de dienst digitaal archiveren van documenten, als onderdeel van de specificatiefase van een nieuwe aansluiting op het CDD+.
Kosten
Het CDD+ is een gemeenschappelijke basisvoorziening. Dit betekent dat JenV organisaties bijdragen in de kosten van het CDD+. De algemene en generieke kosten worden in rekening gebracht door de Directie Informatisering en Inkoop en de directe kosten (opslag en aantal archiefbescheiden) door de Justitiële Informatiedienst.
Start uw aanvraag
Zie Digitaal archiveren.
Wat doet u?
U zorgt zelf voor:
- input voor de benodigde documentatie in het proces voorafgaand aan het inrichten van het archief (vooronderzoek);
- het aanleveren van dossiers of documenten voor het door Justid ingerichte digitale archief. Dit kan via een Gebruikers Interface (GUI) of Elektronisch Berichten Verkeer (EBV).
Wat doet Justid?
De Justitiële Informatiedienst zorgt voor:
- een ingericht digitaal archief in het CDD+ dat op basis van het Rapport Inrichting Archief in overeenstemming met u is opgesteld;
- toegang tot het CDD+ d.m.v. accounts waarmee dossiers/documenten gedeponeerd, geraadpleegd, gewijzigd en gedownload kunnen worden.
Wat doen derden?
Niet van toepassing.
Governance
De Justitiële Informatiedienst ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in de Archiefregeling, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht.
Certificering
De Justitiële Informatiedienst is gestart met het aanvraagtraject voor Core Trust Seal (CTS) certificering voor het CDD+ en hoopt deze in 2021 af te ronden. Zie verder de dienst Verduurzamen documenten.
Updates
De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en actueel gehouden door de Justitiële Informatiedienst, in samenwerking met de leveranciers en het Rijksdatacenter Apeldoorn.
Bijzonderheden
Niet van toepassing.
Voorlichtingsmateriaal
Technische en functionele informatie
Niet van toepassing
Handleidingen
Niet van toepassing
Overige documentatie
Niet van toepassing